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采购管理步骤


来源:物流天下 作者:xuc 发布时间:2009-08-07 点击:

  编者语:以下是作者结合实际工作总结的,希望大家能受益

  采购管理步骤

  一、请购

  ○各项材料的请购部门如下:?

  (一)常备材料:生产部
  (二)预备材料:采购部?
  (三)非常备材料:

  1. 订货生产用料:生产部
  2. 其他用料:使用部门或总经理、董事长直接需采购的

  ○“物资采购计划单”的开立?

  (一)请购部门应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立“物资采购计划单”,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经总经理审核后编号(由各部门依事业部别编订),送采购部。

  (二)需用日期相同或属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以“物资采购计划单”附表,一单多品方式,提出请购。
?
  (三)紧急请购时,由请购部门于“物资采购计划单”"备注栏"注明原因,送采购部并提醒注意。

  (四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于“物资采购计划单”上注明"试车检验"及"预定试车期限"。?

  (五)庶务用品由办公室按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制“物资采购计划单”提出请购。

  ○免开“物资采购计划单”部分?

  (一)下列总务性物品免开“物资采购申请单”,由董事长批准委托办公室办理,其列举如下:

  1. 贺奠用物品:花圈、花篮、礼物等。
  2. 招待用品:饮料、香烟等。
  3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
  4. 打字、刻印、报表等。?

  (二)零星采购及小额零星采购材料项目。

  附注:
  (一)       各部门要以半月为周期制定物资需求计划,经部门主管核批后,报呈总经理批准。
  (二)       各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的生产线或设备修理、物资需求计划,亦经部门主管核批后,报呈总经理批准。
  (三)       对于紧缺、急用物资,应至少提前2日、持总经理核批后的“物资采购申请单”与采购部取得联系,以便及时备货、保证使用。
  (四)       尽量避免当日使用,当日采购,一定要做到提前采购。


  二、物资采购管理

  (一)由总经理批准的计划单下达给采购部。
  (二)采购部持计划单或临时采购计划逐一核对库存,然后根据计划与库存情况,填写“物资采购申请单”,部门经理核签后转总经理(附“物资采购计划单”)审批。
  (三)采购部按总经理审批后物资采购申请单进行采购程序。


  三、采购程序

  (一)比价、议价

  1. 采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。
  2. 采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。
  3. 采购员要如实、认真、工整、逐项填写“比价表”,不得虚填,不得空项,无法填写的应在“备注”栏内注明。
  4. 采购员将比价结果,连同书面分析报告即时随时转交部门经理。
  5. 部门经理对比价表核价、审查完毕后签字确认,呈总经理审核批准后复印一份交采购部。原件整理存档。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)

  (二)根据比价、议价结果选定合适的供方,采购员需要求供方提供税务登记证、营业执照、机构代码证等,便于合格供应商的评定.

  (三)每次采购都需要有本公司采购订单或供方拟定合同,便于管理和保护本公司利益.采购订单包括采购物品规格数量、总价、付款方式、运输方式、到货时间、包装标准、验收方法、开票资料、违约责任等

注:
  1.如果需提供样品的,采购部需发样品订单(具体条例参看第四条样品采购程序)
  2.付款方式,采购员要与部门经理商议后决定;对于首次合作或是金额较大的订单,由部门经理与董事长、总经理商议后再通知采购员办理.款到发货的需填写“办款申请单”交由董事长审批。

  (四)订单由双方盖章回传后,采购员开始实行订单事项,并对采购物品进行跟踪,直到采购物到公司仓储,并落实质检单及发票情况

  (五)到货之前,采购部应提前一到两天通知仓储准备安排装货位置,并由仓储通知质检部门提前做好化验准备.

  (六)货到公司厂门,门卫应及时准确通知采购部,然后由采购部通知仓储,仓储再通知质检安排抽样化验.抽样后需要过磅的,由仓储部门安排人员随送货方同去.

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