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采购作业的执行流程(二)


来源:新景程物流网 作者:xuc 发布时间:2009-08-07 点击:

  1.  对采购功能之体认
  2. 优秀采购人员应具备之条件
  3. 采购部门之组织与地位
  4. 采购制度与授权
  5. 采购作业之流程与窗体
  6. 采购计划与预算之编订

  4.采购制度与授权

  采购必须考虑下列需求:

  • 正确的价格购买物品
  • 正确的来源。
  • 符合特定的要求。
  • 正确的数量。
  • 正确的时间运送、送达。
  • 运送给正确的顾客。

  大多数的企业都有运输部门或功能,因为其重要性是随着采购数量的增多而增加的。对某些企业而言,运输是采购有关最大的成本,尤其是在一些高度分散的公司。就如同把产品运送至顾客所需耗费的成本一样,原物料的运输成本控制,影响一家公司营运甚巨。最近15年来,质量控制的重要性已越来越为人所重视。大多数的公司都已晓得,如想解决质量问题,应把重心放在供货商的供货质量和事先预防上,而不是在事后的侦测。基于这个理由,公司重点已由检验供货商所运送来源物料的质量,转换成从物料来源就应加以注意。这个观念强调供货商在质量程序上扮演相当重要的角色。

  5.采购作业之流程与窗体

  采购程序:

  在采购程序中,开出订购单不过是采购程序的一部份而已。而采购计划、物料来源、情报搜集、适当采购时间以及其它重要影响因素都需事先加以决定。在一生产工厂里,采购程序包括下列主要步骤:

  1.  采专责的人员开出请购单(Purchase Requisition),交予采购部门。
  2. 决定购买哪些物料及购买多少数量。
  3.  研究市场趋势,并决定出最有利的购买时机。
  4. 决定物料供应来源以进行采购事项。
  5. 以询价、报价、比价等程序决定有利价格,并选取适当供货商。
  6. 与供货商订立采购合约并开具订购单。
  7. 监督供货商准时交货。
  8. 核对并完成采购交易行为,根据验收单(Receiving Report)或质量数量的检验报告,核对供货商状况,并对供货商的不良品加以处理。

  一个采购程序是起源于先辨识出所需求的原料,使用者很清楚的知道在生产过程中所需求的原料,如此才能确保所购买的原物料符合需求。

  采购功能:

  在现今,管理人员重视采购管理,为达到成本降低、产品运送、质量增进、接触新的技术、科技、生产循环时间的减少。由之前的数据显示,企业有一半的支出是发生于采购上,由此可看出采购的重要性。要有成功的采购管理,需要许多不同的作业配合。

采购功能有以下数项:

  1.  发展制度化的文件和供货商的策略材物料符合生产所需求。
  2. 发展和执行采购与供货商绩效评估制度。
  3. 和供货商建立及时信息系统。
  4. 建立有弹性的组织结构。
  5. 和工程、生产、供货商等,发展出良好互动关系。
  6. 和供货商共同发展出领导技术。

  采购作业流程,因采购来源与对象,而有些许差异,但最基本的流程仍大同小异。
 
  采购循环包含:

  • 辨识采购需求。
  • 潜在供货商资源评估。
  • 选择供应的资源。
  • 收到原料。
  • 持续性的绩效评估和供货商管理。
  • 其它有关采购程序的文件、窗体。

  供货商需提供原料输运的单据。包含几项要点,所运输的物品数量,也记载了采购单等单据的号码,以资追踪和稽核。此单据非常重要,因为当客户收到供货商所运输的货物时,此单据可比较是否帐上的数量和实际运输的有无一致。

  报价请求单:

  报价请求单通常由采购部门填妥项目、数量等相关数据后,寄给供货商,要求供货商针对采购项目及数量进行报价工作。通常此一单据所包含的资料有:

  1. 材料规格表
  2. 采购的数量
  3. 预期交货日
  4. 交货地点
  5. 供货商的决定日期。

此外,报价请求单也可能要求供货商提供以下数据:

  1. 采购品的单价与总价
  2. 运费由谁负责
  3. 付款条件(例如现金折扣等等)
  4. 预期交货日
  5. 其它特殊条件。

  采购单(订购单):

  是对供货商所做购买证明、承诺的重要文件。此文件具有法律上约束力,一经采购部门开出、核准后即兑现。通常采购单所包括数据有:

  1. 采购单之流水号
  2. 采购品数量
  3. 采购品的规格
  4. 交货日与交货地点
  5. 采购品的单价与总价
  6. 现金折扣或其它付款条件
  7. 其它特殊要求。


  对于一年内需持续使用的外购品,采购部门通常会开出数张报价请求单给不同的供货商;而当某一供货商被选上时,采购部门会开出综合订单,这种订单可指出整个年度所需购买的项目与数量。当生产等部门需要上述物品时,可径自行开出订单给供货商,而不需再经过采购部门,当然物品的项目与数目需符合综合订单上已经核准的项目。此种单据的作法能够让企业与其供货商建立较长期关系,且易获得采购品的现金折扣和简化采购流程 。

  采购需求单(请购单):

  通常由物料的需求部门(如生产、品管)所提出,这些部门要求采购部门为其购买所需物品。此一请购单所包括的项目通常有:

  • 欲采购的项目为何
  • 数量有多少
  • 预期交货日为何
  • 预期的价格
  • 交货地点
  • 其它。

  请购单为采购作业之起点,通常由使用物料单位等发出一个采购请求,最常用的是采购需求单,属于企业内部的文件。采购需求单有许多不同格式,但每张采购单中一定要包含下列述数项信息:

  1. 原料的描述(品名)
  2. 所需求的数量与日期
  3. 所估计的单位成本
  4. 所涉及的会计科目
  5. 写此单据的日期
  6. 核准签章。但现今计算机发达,不一定需书面形式,亦可在计算机上设计类似格式。

  6.采购计划与预算之编制

  采购的执行与控制:

  为使采购计划能顺利推展,采购业务应如何正确的执行,如何将采购业务控制的恰当好处,乃相当重要之课题。为使采购业务正确执行,以及为使采购业务控制得宜,在采购管理上必须引用下列管理手段:

  (1) 采购制度与作业程序的建立及合理化。
  (2) 采购手册的编制。
  (3) 采购的预算管理与拟定。
  (4) 采购的成本管理。
  (5) 采购的绩效评价与管理。
  (6) 采购用料表。
  (7) 采购组织与职责的合理化。
  (8) 库存管理。

  传统的物料采购管理组织,与世界先进国家的物料部门或采购部门之组织都大同小异,通常,在这些企业中都拥有采购与仓储两个单位。大约在十年前开始,美国经营管理有了崭新的发展。采购管理也起了很大的变化。因此,采购管理组织,在今天已被视为与业务管理组织一样,从传统步向革新。

(完)

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