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采购作业的执行流程(一)


来源:新景程物流网 作者:xuc 发布时间:2009-08-07 点击:

  1.  对采购功能之体认
  2. 优秀采购人员应具备之条件
  3. 采购部门之组织与地位
  4. 采购制度与授权
  5. 采购作业之流程与窗体
  6. 采购计划与预算之编订

  1.对采购功能之体认


  『买』、『卖』是企业的主要活动,但企业界与学术界以往重卖轻买的现象却相当普遍,偏颇的心态十分严重。而采购的角色,始终隐藏在生产管理或物料管理的范畴中,无法特立凸显其重要性。采购是企业活动中最重要的功能之一,尤其是一般企业购料支出约占制造成本55%以上;因此采购管理是否良好,对企业的存续与发展有举足轻重的直接影响。采购之范围,不但包括有形的物体,例如原、副料、机具设备、事务用品等;也包括无形的劳务,例如技术、服务等。在现今竞争激烈的全球化环境下,企业可借着降低成本而达到立稳利基、增加顾客价值的目的。已经有越来越多的企业重视采购和资源管理,良好的采购和资源管理可降低成本,并提升质量与技术。

  2.优秀采购人员应具备之条件

  要完成采购重任,采购人员必须具备种种特质要件。采购人员必须具备之特质要件如下:

  •  为人正直、诚正清廉。
  • 值得信赖。
  • 态度积极。
  • 勤勉成性。
  • 富协调性,乐于和他人沟通。
  • 应变能力强,富弹性。
  • 学习能力高。
  • 处事周密。
  • 此外,经验的累积亦是重要的因素之一。

  3.采购部门之组织与地位

  一般经营体系包括营销、生产、会计、人事、物料、采购等功能。各功能相互连结而形成经营体系,而采购体系是整体体系中之不可或缺之一部分。所谓的管理体系,乃指为了遂行体系而进行实际的管理工作,其概要如下:

  (1) 为追求有效的管理,必须透过组织来进行管理的工作,于是在创业时就是要规划企业的组织。之后则视必要加以改善、变更。
  (2) 管理工作事先要有计划。计划包括长程、短程计划及预算等等。各部门的计划包括从销售、生产、财务、人事及物料采购计划等。
  (3) 有了计划后,为了要达成计划,必须对各种作业的执行加以控制,确保计划能依循而为。

  这种组织的设立、计划、执行、考核构成了管理循环。而采购方针与采购计划的拟定,是依据前面所阐述的观念,兹将采购管理的体系说明如下:

  采购方针的设定方式

  采购人员对外部而言,乃代表公司进行采购工作;而对公司内部而言,富有与有关部门密切配合以顺利获得所需物料之重责。采购方针应列入公司整体性方针中,其重要性可见一斑。采购方针可分为一般性基本方针与个别性执行方针,一般性基本方针是针对采购计划与采购活动而设定,通常涵盖下列范围:

  • 公司原料之自制与外购。
  •  物料的采购与库存。
  •  长期契约与短期契约的签订
  • 供货商的选择与评估。
  • 上下游相互采购情形。
  • 总公司采购与分公司采购。
  •  采购部门与其相关部门。
  • 采购作业与个人之关系。
  • 采购人员的业务处理。
  • 采购伦理的问题。

  采购计划之内容

  所谓采购计划就是对种种采购活动于事先就决定其处理的方法,并依循此方法,完成整个采购任务。因此采购计划的内容,包括下列各项计划:

  1.  采购品的市场调查。如采购品的市场变动,情信息报收集,景气变动的预测等。
  2. 协力厂商的调查与选择。调查并选择优良的供货商或协力商以确保物料的供应。
  3. 采购品的质量计划,进厂计划(交期计划),供货商计划等等
  4. 采购的技术开发,如采购工程,工业工程,价值分析,系统工程等。

  几乎所有的制造业公司,都有采购部门。但是在那些企业里,采购的功能性并不被重视。以下简述数项企业重视采购功能程度之影响因素。

  1. 历史性:

  公司历史或许对于采购功能在公司的位置有最重要的影响力。在较早成立的公司,公司往往都对采购建立一套制式的程序。例如集中采购或分散采购。集中采购是指整个公司企业(包含母子公司、海外单位等),在采购时,是统合起来采购。集中采购和分散采购业界非常盛行。在一家没有分公司的企业,就无集中采购与分散采购的名辞。当一家公司有许多单位分散各地时,集中采购与分散采购之运用极为重要。大宗且共同的物料,由总公司集中采购,由于数量大,又有专职人员负责,可使采购技术与情报较先进与灵通。且因采购数量大,可争取较大价格折扣,并与供货商建立较良好关系。然而在零星、紧急、特殊、供应生产设备使用的小额采购时,重点在短期灵活调度,则以分散采购较为适当。集中采购的优点乃藉由大量购买,获得价格上优势。可是却有一缺点,就是当大量购买时,事实上也就代表了订单处理流程较缺乏弹性,无法及时订购。这会降低当有生产需求时的响应速度。然而由于科技的进步,除了使企业可先行评估出正常的需求外,也有机制使得有特殊需求时,可直接和供货商接触。如此,不但有大量购买所带来的价格优势,也能达到及时反应的优点。

  2. 采购权之统一化:

  采购权之统一化在企业管理上相当重要。如果采购权不统一,企业内任何单位都可向外申购,将造成企业之混乱。一般而言,企业内各部门所需之物品应向采购部门请购,再由采购部门向外采购。若采购人员对某种物品不清楚时,应努力学习,认清物品以利采购的进行。无论如何,采购不得由未经授权核准人员进行。若没有一个专业且唯一的采购团体,想发展和整合一企业的采购策略是很难的。现今,有几项发展趋势在美国大型企业产生。采购已变的较少战术功能,而偏向战略/策略功能、企业把生产与采购策略加入竞争策略计划中。上述所说趋势都需要一强有力的集权式采购团体作后盾,由他们来发展采购策略。没有这样的团体,企业采购策略将无法和整个公司组织整合。但针对分权式采购而言,采购人员必须对当地的营运需求有较多的了解,包括对产品、流程、企业等有较深入的认识。这些了解,可使买者和供货商之间发展出较良好的关系。

  3. 产品开发支持:

  对于新产品和创新的需求,如果强于竞争者的话,可增进企业的竞争优势。因为大部分的产品创新发生于作业单位水平,而分权式采购结构较容易支持新产品的发展。因为新产品会产生额外原物料需求,分权式采购结构之采购人员与供货商拥有良好默契,将更加容易取得。

  4. 拥有权:

  有些组织偏好分权式,是因着眼于其无形的理由:拥有权。因为他们觉得,分权下,人员较能够了解和支持部门目标。如果是在集权下,人员较不能了解部门需求。近几年,一些公司偏向分权的模式。这些公司为了降低成本,降低其公司组织人员编制,包含集权式采购团体。此外,最近潮流开始趋向采购决策的核准由较低的管理等级决定。这样的情况,降低了公司对集权式采购团体的需求。

  5. 供应链管理:

  供应链管理是一个组织性的观念,主要藉由使用完全系统观点,强调在整合和管理物料的来源、流向及控制。有些公司其物料管理是直接报告委员会,可见物料管理在整合性供应炼上的重要性。物料控制主要目的在能符合生产排程情况下,尽可能使原物料和在制品的存量最低,因此可使公司降低存货持有成本。可是如考虑运输部门,其和上述观念就有相冲突之处。因为,如要降低存货成本,势必采取少量多次的订购方式。而所增加的运送次数,和因小量而造成的运送工具未能使其产能最大,所造成的成本增加,将会使运输部门和生产/仓储部门产生绩效上的冲突。如何加以考虑,并决定出一合理的评量绩效模型,将是管理当局挑战的议题。

为什么公司会支持物料管理观念呢?有几项优点是显而易见的:

  1.  可以增加对原料成本的控制力。
  2. 可使员工对全面性的系统有更深的了解,而非局限于狭窄的功能上的观念。
  3. 可使得不同部门间更能沟通、协调。

  我们可以藉由列出物料执行的作业,了解组织内的物料管理。就大多数的组织而言,都把采购视为在物料结构中最主要的功能。有70%的采购是对物料管理者负责的。其它的30%则是对另一经理人员负责。

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