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业务邮件栽跟头的5种死法


来源:新景程物流网 作者:xuc 发布时间:2009-08-11 点击:

  最近,沪上某大公司内出了则大八卦———据说,有个职员在跳槽前夜给所有同仁以及客户发了邮件,控诉公司的种种不是。这件事震动了公司高管,他们召开紧急会议,不惜花费巨额资金更新网络系统,监控邮件。

  电子邮件,已成了办公室里隐藏的地雷。

  守则一:不要随便“回复所有人”

  阿康 外企职员

  千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。

  那次接手一个挑剔的客户,耗了很久,价格一直谈不拢,差不多有两周时间,我每天上班头一件事,就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子,老板盯、对方拖,搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天,在我们通过20封邮件时,我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函,上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过,包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格,还有准备对付我们的具体计划。

  这下好了,掌握了对方的底线,后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完,老板对我刮目相看。

  我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉,终于发现:发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”,才把信不小心传到了我手里。

  也真怪不得他,之前我们往来的邮件实在过多,而且所有的邮件题目都是一长串“RE:RE:RE……”,看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后,他老板回复给了他,还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题,他就沿用那些几经回复的信件,继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊,哪些人在“收件人”一栏里,哪些人在“抄送”栏里,从不混淆,直到有一次,在这么多个类似标题的邮件里,他终于“迷失”了,一点“全部回复”……

  守则二:沟通重要事件时,最好使用邮件,如果你光打电话,对方可以耍赖

  大卫 物流管理

  在我还是新人时,吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户,每次交接,都需要我无数次催促、反复提醒。

  有一次,由于缺少一些材料,他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行,时间就是金钱。我反复跟他说,如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程,那就是他们的责任了。

  他满口答应,说两个小时后就能给我回音。没想到,两小时过去了、一个上午过去了,还是没发材料来。下午我又催了一次,他还是说“马上”、“马上”。

  最后的结果可想而知。对方老板怒了,一个电话打到我老板那儿,投诉我工作不力。

  “我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。

  “你为什么不发邮件呢?”老板虽然相信我,可是对方一口咬定我没通知,口说无凭,没有邮件作证据,只能由我们来赔偿损失。

  老板亲授心得:“下回遇到这样的人,非但给他写邮件,还应该明抄一份给他的上司,这样,他就不敢怠慢了。”

  姜还是老的辣,办公室“游戏准则”之一就是:遇见重要的事,先发邮件,把责任扔给对方再说。

  守则三:如有需要,请用BCC(暗抄)

  金子 银行客服

  前不久,办公室里议论纷纷,说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷———一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了?

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