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采购供应商财务指南


来源:阿里博客 作者:xuc 发布时间:2009-08-11 点击:

  写在前面的话:

  感谢您对XXX的大力支持,为使我们的沟通更加顺畅、合作更加愉快,我们制作了以下财务指南,主要针对您所关心的、或者我们想要提醒您的财务方面的问题做以沟通,供您在最短的时间内对我司的财务要求及付款制度有个全面而准确的了解。              

  一、发票的开具与寄送

  1、公司开票资料
 
  因公司地址变更,现在的开票资料暂时与以前的相同,所有的资料变更完成之后,我们会马上通知您

  2、增值税专用发票填开及传递时间要求:
  根据国税发【2003】17号文《国家税务总局关于增值税一般纳税人取得防伪税控开具的增值税专用发票进项税额抵扣问题的通知》,以及国家税务总局要求自2003年7月1日起全面推行防伪税控系统开票的系列文件,我公司对接收供应商发票和抵扣进项税额做出以下要求,请您配合:

   Ø  2003年7月1日起,所有增值税一般纳税人必须经由防伪税控系统开具专用发票。

   Ø所有防伪税控增值税发票抵扣最长时限为90日,请您务必在发票开具日期起的15日内将发票送达我部。

  3、发票填开注意事项:

  (1)订单发票
       不同订单请尽量分开开票,在发票备注栏处必须注明定单号码(如POD12345)。

       Ø如果金额小也可以几个订单开在一张发票上,但必须注明订单号码和相应的数量。
       同一订单,可分多次开票。

       Ø货物或应税劳务名称:不能用纯英文或纯符号表示,必须有汉字。规格型号处应填写我司订单“物料编号”。

       Ø发票单价应与XXX采购单上的金额一致(请注意小数后保留的位数也应一致)。

       发票备注栏处必须注明XXX订单号。

       Ø货物名称较多时可填写销货清单,销货清单需在每一页加盖发票专用章。

       发票日期不能早于送货日期。

  (2)非订单发票
  Ø 对于同时供应非订单和订单物料的供应商,发票应分开开具
  Ø货物名称较多时可填写销货清单,销货清单需在每一页加盖发票专用章。
  Ø发票日期不能早于送货日期

  请注意:如果贵司开具的发票与以上要求不符,我司有权要求退回发票重开,因此造成的货款推迟的风险和责任,应由贵司自行承担。

  4、发票的寄送

  发票请直接寄送到XXX电子机电设备有限公司采购部。邮寄发票时请务必使用特快专递,并写明收件人地址、姓名。
  收件地址:
  收件人:订单上对应的采购员   电话号码:

  二、货款结算与对帐

  2.1【对帐】

       Ø我们在每月初与贵公司核对截止上月月末的应付帐款和发货未开发票的无票对帐。
       Ø每月与供应商对帐,但一段时间内要保证与所有供应商对完帐。对帐要有书面依据,双方对结果确认无误后要盖章存档。
       Ø对帐时间:每月1至10日

  对帐内容:“供应商无票对帐单(采购)”传真给我司采购部---xxx(Tel:    Fax:   Email:Ø)收。
  “供应商应付对帐表(财务)”传真给我司财务部---XXX(Tel:    Fax:   Email:)。

  Ø对帐数据:“供应商无票对帐单(采购)”,表1应为截止填表时间开具的所有未付款发票清单,含填表当月新开发票,如果发票数量较多,可只填最近两月数据。表2应为填表时间止,供应商所有的已经发货但未开发票的货品明细。

  “供应商应付对帐表(财务)”应为截至填表月的上一个会计期间所有的供应商开具但未收货款发票明细。如10月初对帐,则应填写9月末的财务数据,10月新开发票不应填写。

  【结算与付款】  

  收到您的发票及开票清单后,如与库房收货信息相符,我们将及时入帐,发票入帐日期和您开票日期相符,系统会根据发票日期及付款帐期自动计算货款的到期日。

  我公司实行按月付款制度,并且执行严格的月度预算控制。采购部在每月十五日填写付款计划,纳入该付款计划的前提是物料已检验合格入库、发票无误且已入帐、按赎期将在本月底前到期、对帐相符,无票金额不超过5万的供应商,采购业务部门没有暂缓付款的要求。付款计划被批准后,将在二十号左右对外付款,详细日期及付款明细,请咨询我司采购部。电话号码:

  【关于收款人信息更改】

  如果贵公司有名称、地址、开户行、帐号等收款信息变化,请及时与我公司采购部门联系。
 

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