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ERP实务:进货验收单功能设计实例


来源:物流天下 作者:xuc 发布时间:2009-08-07 点击:

  设计思路:

  一、 进货验收单审核时检查。 

  在进货验收单审核之前,系统必须对相关的内容进行检查,以提高进货验收单数据的准确性。 

  检查一:验收数量加上验退数量是否等于进货数量。一般情况下,在没有不良品的情况下,进货数量就等于验收数量。但是,在有不良品时,进货数量等于验收数量加上验退数量。这个验退数量会在进货单审核后,直接转换为退货单。当退回单审核后,才会扣除进货数量。也就是说,在退货单没有审核之前,这个不良品仍然是企业的资产。所以,在进货单审核的时候,进货数量必须等于验收数量与验退数量之和。若不等于的话,则进货验收单就无法审核。 

  检查二:进货验收单审核时间所在的期间是否打开。因为进货验收单中,有涉及到费用的问题,所以根据财务控制的要求,进货验收单审核的时间其对应的期间,必须是打开的。若没有打开的话,则任何交易的单据都将无法审核。所以,当这个审核时间对应的期间没有打开的时候,系统就会提示错误信息:“期间关闭,请先打开期间”。 

  检查三:是否有前置单据。若在进货单单据设置的时候,把进货验收单设置成为必须核对前置单据。则在进货验收单审核的时候,会检查进货验收单中是否有进货单的信息。若没有进货单信息,即企业用户是手工建立进货验收单,而不是根据进货单转换过来,或者没有指定进货单时,这笔验收单将无法审核。因为在验收单审核的过程中,会更新进货单中的相关信息,所以,在这里核对前置单据,是有必要的。 

  二、 撤销审核时的控制。 

  在某些特定的情况下,如进货验收单出现错误时,是允许进货验收单可以撤销审核。但是,其是有比较严格的限制条件的。若不满足这些限制条件,则系统会拒绝撤销审核进货验收单。 

  限制条件一:日期上的限制。进货验收单若要审核,必须满足两个日期条件。一是在进货验收单撤销审核时候,撤销审核的时间所对应的期间必须是打开的,否则的话,系统会提示错误信息。二是撤销审核的时候,时间必须是大于财务冻结日期。因为进货验收单撤销审核后,会影响财务的结算。所以,为了保障数据的一致性,进货验收单如果要撤销审核,必须要在财务冻结日期之前撤销审核,否则的话,系统是不允许的。若在财务冻结日期之后,还需要修改进货验收单,一般不允许,只有通过其他单据来做调整,如通过成本调整单、库存调整单等等。 

  限制条件二:进货验收单所对应的进货单步存在应付凭单或者应付凭单已经作废。在根据进货单生成应付凭单的时候,应付凭单计算应付金额的时候,是根据进货单上的验收数量来进行计算的。而撤销进货验收单的时候,会同市更改进货单上的验收数量。如此的话,进货单上的验收数量与进货单所对应的应付凭单内容就对不上了。所以,遇到这种情况的话,系统是拒绝进货验收单撤销审核的。除非企业用户删除这种应付凭单或者作废这张单据。如此控制的目的,就是为了保障数据前后的一致性。从这里也看出,在进货验收单上关联对应的进货单的重要性。在进货单单身中,有一个“应付凭单单号”字段,该字段会根据其他作业进行自动改写。在进货验收单撤销审核时,就根据这个字段的内容来判断进货单是否已经有应付凭单,或者应付凭单有否作废。

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