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货代知识


来源: 作者: 发布时间:2009-08-13 点击:

  货代公司操作流程操作部工作流程

  I、客户服务

  一、订舱

  1. 客户向我司订舱的

  2. 客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:

  1)托运人/发货人2)船公司/船名/航次或船期3)起运港4)目的港/中转港5)货名6)柜型、柜量7)运价8)托运人的签字、盖章

  3. 客服人员收到订舱单后,须与SALES核对运价是否正确,并由SALES在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时,需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4. 订舱单发出后,客服人员应主动向船公司确认舱位,并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户,订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确,以免造成混淆。

  5. 订舱完毕后,客服人员应及时将资料输入电脑,具体步骤如下:

  1) 新建委托 ?C 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。

  2) 工作号,并按各业务员创建业务编号,比如“客户服务”以KF开头。

  3) 输入费用明细 - 主要是应收费用。

  4) 订舱确认 ?C 输入订舱号。

  输入电脑时,应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。

  6. 操作台帐应该认真、完整地填写,应注意以下几点:

  1) 托运人应与订舱单上的托运人一致,并写清电话、传真、及联系人;

  2) 费用明细应仔细填写,“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏,各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALL IN时,须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;

  3) 需由我司目的港代理代收运费的,须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认,不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领导确认);

  4) 客户需倒签、顺签、预借提单的,须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请,由操作部经理或公司主管领导签字确认;

  5) 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;

  6) 客服人员应在台帐上相应位置签字。

  7. 客服按业务员设立登记台帐,客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上,以便统计查询。

  二、拖车、报关

  1. 出书面申请,公司批准后方能安排。

  2. 安排拖车前,需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。

  3. 安排拖车时,需向拖车行发出书面委托,写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等,并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后,根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的,需提下资料:客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。

  4. 应至少提前半天时间向拖车行下委托,以便拖车行有时间打单、安排。

  5. 委托后,客服应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂。

  6. 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点,否则由此引起的押车费等损失由车行承担。

  7. 一般贸易在深圳清关的可不需司机本,若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往,可委托车行代办转关手续。

  8. 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间,是否需要预冷,及通风口开启情况,以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。

  9. 如客户要求冻柜需代发电机的,应安排有带发电机的拖车公司拖柜。

  10. 在客户自己安排送散货过来的情况下,可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服,蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。

  11. 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间,可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜,还是等货到后再提,避免产生还空费用。

  12. 安排报关时,需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记,由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后,应立即通知客户,并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户,并做好交接纪录。

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